PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Este procedimiento tiene por objeto definir la sistemática establecida por JET COMPUTER para realizar la compra de productos y servicios (o subcontrataciones), así como la selección y evaluación de proveedores. Aplica a todas las compras de productos y servicios que puedan influir directa o indirectamente en los procesos de nuestra organización.  

¿Quiénes son los responsables de aplicar este procedimiento?

El responsable del sistema de gestión debe gestionar el registro “Proveedores” para mantenerlo actualizado con los nuevos y los eliminados y llevar un historial de No Conformidades y demás datos necesarios para conocer su desempeño histórico, así como hacer una evaluación anual.

¿Cómo se hacen las compras en JET COMPUTER?

Todos los trabajadores pueden y deben proponer a Dirección, Responsable del sistema de gestión o Responsable de Departamento las necesidades de compra de identifiquen como necesarias para el adecuado funcionamiento de los procesos de la organización.

La decisión de compra de un determinado producto, servicios o subcontrataciones la decide Dirección. Todas las compras deben contar con su aprobación, ya sea verbal o por escrito.

Todos los pedidos a proveedores deben dejar una evidencia por escrito (email, pedido, Whatsapp, contrato firmado, etc). No se emitirá ningún pedido sin que previamente el proveedor haya comunicado en algún medio escrito las condiciones, siendo estas al menos las siguientes: descripción del servicio/producto, plazo de entrega, precios, forma de pago y condiciones. Se admitirán excepciones solo en el caso de que la naturaleza del servicio/producto lo justifiquen.

Los pedidos sólo se pueden hacer a proveedores que se encuentren registrados en el registro “Proveedores”.

La comunicación al proveedor como tal la puede realizar cualquier empleado que haya detectado la necesidad de compra, pero siempre que haya sido autorizado para ello por Dirección (verbalmente o por escrito).

• Para el caso de los productos, la recepción de la mercancía la puede realizar cualquier trabajador, pero siempre que verifique que el albarán coincide con la mercancía recibida. No obstante, previo a la recepción, consultará con el Responsable del Departamento que hay podido realizar el pedido o Dirección. Si es necesario, realizará una llamada telefónica a la persona correspondiente. En caso de no localizar a ninguno, puede aceptar la mercancía, previa inspección ocular del estado de ésta.

El empleado que hace la recepción siempre firmará el albarán indicando su nombre y apellido para conocer posteriormente quién aceptó el pedido. Si el empleado tuviera dudas sobre si el pedido pudiera no coincidir con lo realmente solicitado al proveedor, lo aceptará, pero lo comunicará urgentemente a Dirección o Responsable del Departamento correspondiente.

En caso de que la mercancía presente daños, no aceptará la mercancía.

El albarán se adjuntará a la mercancía o se entregará al Responsable del Departamento correspondiente. Este documento se conservará al menos 2 años. 

• Para servicios contratados o subcontrataciones, solo se podrá validar la prestación del servicio el empleado que haya realizado el pedido o en su defecto la persona delegada para esta función por este empleado.

¿Cómo se evalúa a los proveedores?

Todos los proveedores de productos, servicios o subcontrataciones deben encontrarse en el registro denominado “Proveedores”:

Sólo se admiten como excepciones aquellos en los que un mal desempeño no pueda afectar a la prestación del servicio (por ejemplo, restaurantes, servicios contables, etc.).

Cada fila del registro se corresponde con los datos de cada proveedor:

• Producto/servicios: indicar, de forma genérica el tipo de servicio o producto que suministra (por ejemplo, telefonía, mantenimiento web, material de oficina, etc.).
• Empresa: indicar la razón social o marca.
• Criterio: histórico, en pruebas, pruebas superadas, certificado, eliminado (se comentan más delante).
• Año de homologación: indicar la fecha de inicio de la relación comercial.
• Incidencias: se indicarán todo el histórico de No Conformidades. Se puede indicar el número dado en el registro “No Conformidades y AC”.
• Plazos: se dará nota de 0 a 3. Siendo un 3 si no ha fallado en todo el año, 2 si han sido fallos muy puntuales sin que afectara a los procesos de JET COMPUTER. 1 si los fallos han afectado ligeramente a nuestros procesos. 0 si sus retrasos nos han afectado bastante e incluso el cliente ha sido perjudicado.
• Calidad: se dará nota de 0 a 3, siendo un 3 cuando la calidad de los servicios/productos se encuentran entre los mejores del mercado, siendo un 2 para calidades buenas dentro de la media, un 1 cuando podrán mejorar y un 0 cuando la calidad es de las peores del mercado o las necesarias para nuestros procesos.
• Atención recibida: se dará nota de 0 a 3, siendo un 3 una calidad excelente, un 2 una calidad normal, un 1 una mejorable, y un 0 una calidad mediocre.
• Evaluación anual: se calcula la media matemática de las otras 3 columnas anteriores. Aquellos proveedores con notas de 0 y 1, deberán ser tratados en el Informe de Revisión por la Dirección para estudiar la posibilidad de eliminarlos o solicitar al proveedor un plan de mejora creíble.
• Revisado: el Responsable del sistema de gestión debe firmar anualmente como evidencia de haber realizado la evaluación anual de ese proveedor.
• Aprobado: Dirección debe firmar anualmente como evidencia de haber realizado la evaluación anual de ese proveedor.

Los criterios para evaluar a un proveedor son:

1. Histórico: se clasificarán así a todos los proveedores como excepción al inicio de la implantación del sistema de gestión de la calidad. Posteriormente, ningún nuevo proveedor puede ser clasificado en esa categoría.
2. Certificado: aquellos proveedores que aporten un certificado en ISO 9001 entrarán en esta categoría, siempre que dicho certificado esté respaldado por una certificadora con acreditación ENAC o similar. Los proveedores deberán aportar su certificado cada 3 años. En caso de no aportarlo, pasará a la categoría de “en pruebas”.
3. En pruebas: los nuevos proveedores sin certificado de calidad permanecerán en este status durante los 3 primeros pedidos. Una vez superados con éxito, pasarán a la siguiente categoría “prueba superada”.
4. Prueba superada: aquellos proveedores que hayan respondido satisfactoriamente a 3 pedidos pasarán a este
5. Referencias: se clasificarán en esta categoría a los proveedores cuyos productos o servicios se contraten o pidan por ser un referente en el sector, por imposición del cliente o por no quedar otro remedio (por ejemplo: programas Microsoft como Windows, Office, etc.).

¿Qué hacer con el resultado de la evaluación anual de proveedores?

Al menos una vez al año, el Responsable del sistema de gestión evalúa el desempeño de los proveedores en el registro “Proveedores” según lo explicado en el punto anterior. A la hora de dar notas, se basará en el histórico de No Conformidades e incidencias, pero deberá consultar a los diferentes Responsables de Departamento para obtener una evaluación más precisas.

Aquellos proveedores con notas medias de 0 y 1, se analizarán en el informe de Revisión por la Dirección para estudiar si se eliminan o se solicita un plan de mejora eficaz al proveedor. En caso de ser eliminado, se clasificará así en el listado y no se podrán realizar pedidos salvo por causas justificadas por Dirección.

¿Qué se le debe solicitar a los proveedores?

Todos los nuevos proveedores, antes de enviarles un pedido deben haber recibido nuestra “Carta a proveedores”, en donde se les solicita su certificado ISO 9001 o en su defecto un procedimiento de control de calidad.

Independientemente y según sea de aplicación, quedando a criterio del Responsable del sistema de gestión, deberán poder evidenciar/aportar los certificados que le sean de aplicación:

• Marcado CE para productos electrónicos, eléctricos, máquinas, materiales de la construcción, etc.
• Autorizaciones/inscripciones pertinentes por las Administraciones Públicas para el desempeño de sus actividades, como, por ejemplo, registro sanitario, autorizaciones de industria, licencias, etc.